Tym pytaniem chcemy zacząć artykuł pełen wielu ciekawych, nie dla wszystkich oczywistych kwestii. Zajrzymy nieco za kulisy działania działu Księgowość i Podatki w OmniFin. Postaramy się wyjaśnić naszą strukturę organizacyjną. Przede wszystkim zapoznamy się z ofertą naszych zadań, dodatkowych zleceń, jakie często realizujemy i mogą okazać się przydatne również dla czytelników tego artykułu.

Jeśli chodzi o rozmowy o księgowości, nie ma u nas w firmie doskonalszej osoby niż Magdalena Dudek – Partner w OmniFin. Jest to księgowa z wieloletnim doświadczeniem, w wielu branżach, w wielu rodzajach działalności. Jest wspaniałym partnerem dla naszych najbardziej wymagających klientów, doradza, uczy, a nawet wybiega w przyszłość. W swym działaniu jest niezawodna, zawsze efektywna, profesjonalna, ambitna i stanowi wzór godny do naśladowania dla wielu osób. Jej unikalne cechy połączone z ogromem wiedzy merytorycznej bez wątpienia przekładają się na wysoką jakość obsługi księgowej oferowanej przez OmniFin.

Myślę, że pod koniec artykułu każdy sam będzie mógł odpowiedzieć na tytułowe pytanie.
Zapraszam do lektury.

O STEREOTYPACH I O TYM, KIM KSIĘGOWY/KSIĘGOWA JEST

Jadwiga Skowrońska-Graczyk (JSG): Zacznijmy od pytania o wizerunek. Z jakimi stereotypami na temat księgowego/księgowej się spotykałaś?

Magdalena Dudek (MD): W mojej karierze zawodowej najczęściej spotykałam się z takim stereotypem, że księgowa to jest jakaś starsza niemiła pani, do której nie można przyjść i nie można jej o nic zapytać, bowiem będzie krzyczeć. Drugi stereotyp, to przekonanie, że księgowość jest nudna, że każdego dnia wykonujemy te same czynności, że nic nie wnosimy do życia przedsiębiorcy, tylko przerabiamy cyferki.

JSG: Rozumiem, to takie dwa, z którymi najczęściej się spotykałaś. Czy były jakieś jeszcze?

MD: Bardzo często słyszę też stereotyp mówiący o tym, że praca księgowego jest pracą trudną, jest pracą niezrozumiałą, jest pracą nikomu niepotrzebną. Jest pracą, do której nadają się tylko osoby, które unikają kontaktu z klientem.

JSG: Ja też spotykałam się bardzo często z pewnym przekonaniem w przypadku wewnętrznych działów księgowych. Ponieważ te działy były typowo kosztotwórcze, zatem były traktowane jako niepotrzebne zło, dodatkowy koszt, który trzeba jakoś trzymać w ryzach.

MD: Uważam, iż stereotyp księgowego jest inny, jeżeli o nim mówi osoba nie będąca księgową i też inny, jeżeli wypowiada się na ten temat księgowa. Osoby pracujące w księgowości bardzo często są niezadowolone z tego, że ich praca jest postrzegana właśnie za taką bezwartościową, mniej płatną. Mało satysfakcji im daje to, że wykonały swoje zadanie, ponieważ nie widzą w ślad za tym jakiejś gratyfikacji. Natomiast od strony osób, które nie są księgowymi, zauważamy przekonanie, że ta praca polega tylko na wprowadzeniu danych do systemu, trochę na takiej odtwórczej pracy. Nie ma nic bardziej mylnego niż to, że praca księgowego jest tylko odtwórczą pracą.

JSG: Większość stereotypów wynika z niewiedzy na czym dana praca, czy konkretny zawód polega. Zdarza się to zarówno u księgowych, ponieważ mogą przykładowo wykonywać jakąś jedną konkretną czynność, a nie bardziej złożoną część, czy całość księgowości i może rzeczywiście ta ich praca jest powtarzalna i odtwórcza. Z kolei przedsiębiorcy mogą nie mieć wiedzy finansowo-księgowej i mogą nie wiedzieć ile zadań tak naprawdę w tym dziale się kryje.

MD: Taki pogląd, że ta praca jest tylko czysto odtwórcza w obecnych czasach powoli się zmienia. Księgowi mierzą się z tak ogromną ilością zmian przepisów, z takim jakby rollercoasterem tego, co się dzieje w przepisach prawnych, że nawet jeśli te kilka lat temu myśleli, że zawsze robią to samo to coś takiego odchodzi stopniowo do lamusa. Każdego dnia mierzymy się z ogromem niespójnych przepisów podatkowych, z automatyzacją pracy w naszej branży oraz z wachlarzem potrzeb ze strony klienta w zakresie naszych umiejętności negocjacyjnych, bo przecież prowadzimy rozmowy w różnych instytucjach.

JSG: Czyli może być też tak, że pewne stereotypy zwyczajnie zniknęły. Zostały wyparte i zamienione przez inną rzeczywistość. Przejdźmy więc do pytania, kim tak naprawdę jest księgowy/księgowa?

MD: Oczywiście będę mówiła z punktu widzenia mojej osoby jako księgowej oraz mojego wzorca takiej osoby. W każdym zawodzie, w każdej branży osoby są różne. Dla mnie taką modelową księgową/księgowym jest osoba, która skupia się na swoich zadaniach, która szuka rozwiązań, która samodzielnie analizuje przepisy, a nie korzysta tylko z różnego typu opracowań. Jest to osoba, która trafiając na jakiś nowy temat, chce go dogłębnie poznać, żeby znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Czyli zupełnie nie jest to taka osoba odtwórcza. Jest to osoba, która nie ma problemu z działaniem w stresujących warunkach, bowiem takie mogą zdarzyć się tutaj każdego dnia. Dla mnie księgowość to jest na ten moment trochę sport ekstremalny.

Dlatego właśnie osoba, która postanawia, że będzie ten zawód wykonywała w obecnych czasach, musi mieć przekonanie i świadomość, że każdego dnia będzie się mierzyła z innego typu wyzwaniami, które nie są łatwe. I oczywiście, to też powinna być osoba ambitna, bowiem wiedza, którą teraz księgowy musi posiadać jest bardzo rozległa i to nie jest już tylko wiedza księgowa czy podatkowa. Mnogość i częstotliwość zmian w przepisach powoduje, że możemy zostać zaskoczeni. Uważam, że obecnie oczekiwania klientów idą w stronę bycia takim doradcą na różnych płaszczyznach biznesowych.

I to co najistotniejsze to to , że mój zawód wymaga poczucia zaufania.

JSG: Bardzo mi się podoba nazwanie księgowości „sportem ekstremalny”. Wydaje mi się, że w tym określeniu zawiera się wszystko. Księgowa/księgowy to musi być osoba z takim jasnym umysłem, szybko działającym, łączącym dużo faktów i jednocześnie reagującym też odpowiednio szybko. Do tego taka osoba potrafi radzić sobie w stresujących momentach, ponieważ wszystko, co dotyczy naszych klientów i ich uderza nagle, uderza nagle również nas i musimy szybko wybrać najlepsze rozwiązanie.

MD: Zwykle, kiedy coś się wydarza w gospodarce, jest zapotrzebowanie na coś, jest jakiegoś typu zmiana, to od księgowego oczekuje się, że on będzie na bieżąco, a nawet będzie wychodził w przód, przed to wszystko, co się zadziało. Więc to jest w mojej opinii trudny aspekt, z którym mierzy się obecnie księgowy, że on musi bardzo szybko zareagować na wszystko, co się zadziało i znaleźć dla danego przedsiębiorcy najlepsze rozwiązanie.

Nie jest to łatwe, co pokazały ostatnie lata -czasy covidowe. Przedsiębiorcy oczekiwali od nas tego, że my się w tym wszystkim odnajdziemy bardzo szybko, że będziemy bardzo elastyczni, że będziemy przygotowani o wiele szybciej niż dawniej by się od nas oczekiwało.

Dawniej wszystko działo się nieco wolniej. Kiedy były wprowadzone przepisy, mieliśmy czas na to, żeby się ich spokojnie nauczyć, przeczytać, zapoznać i mogliśmy działać. Teraz my już musimy działać nawet jak przepisy nie są jeszcze do końca uchwalone, więc musimy wychodzić bardzo w przód i to wymaga dużej elastyczności i też panowania nad swoim stresem, bo często musimy podejmować decyzje, które nie są komfortowymi decyzjami, bowiem jeszcze nie ma ani orzecznictwa na dany temat, jeszcze nie wykształciła się żadna praktyka, a księgowy musi już podjąć decyzję i przewidzieć jej skutki.

O ZADANIACH I STRUKTURACH

JSG: Ponieważ zadania księgowego/księgowej są różne w zależności od tego, na jakim etapie swojej drogi jest, chciałabym przybliżyć stanowiska, jakie mamy w OmniFin oraz powiedzieć, czym one się od siebie różnią. Zacznijmy od pierwszego szczebla, a więc kim jest i jakie są zadania stażysty w OmniFin?

MD: W naszej organizacji mamy podział pracy według stanowisk, które odzwierciedlają poziom wiedzy i umiejętności danego pracownika. Każda osoba, która zaczyna pracę w naszym zespole, a dotychczas nie miała doświadczenia w pracy w księgowości, zaczyna od stanowiska stażysty.

Stażysta stopniowo zapoznaje się z typowymi aspektami księgowymi, czyli poznaje ustawę o rachunkowości, poznaje poszczególne ustawy podatkowe w podstawowym zakresie. Później zapoznaje się z programem księgowym. Uczy się odzwierciedlać podstawowe operacje gospodarcze w programie. Zapoznaje się z dokumentacją, żeby dobrze odczytywać różne informacje z dokumentów zewnętrznych, które otrzymujemy, czyli przykładowo z faktur. Dajemy więc takiej osobie czas, żeby się oswoić z tym wszystkim, co jako księgowa będzie widziała w swojej pracy każdego dnia.

JSG: I porównać swoje wyobrażenie z rzeczywistością?

MD: Tak, skonfrontować swoją wiedzę teoretyczną z tym, jak to naprawdę wygląda w praktyce.

JSG: Przejdźmy teraz do roli asystenta, który już jest o poziom wyżej od stażysty.

MD: Asystent jest to już osoba, która zapoznała się z całą dokumentacją, poznała jaki jest obieg dokumentów w firmie , jak wyglądają poszczególne zewnętrzne dokumenty, jak działa system. To już jest osoba, która wchodzi w swoje pierwsze prawdziwe czynności księgowe, wprowadza dokumenty do systemu księgowego. Jest to osoba, która już uczy się księgować dany typ operacji gospodarczych, przykładowo wszystko związane ze środkami trwałymi, ale są to jeszcze takie podstawowe operacje, czyli przyjęcie środka trwałego, czy likwidacja środka trwałego.

Jest to osoba, która już rozpoznaje pewne operacje podatkowe, czyli kwalifikuje dokumenty do odpowiedniego okresu w zależności od powstania obowiązku podatkowego, czy to w podatku VAT, czy w podatku CIT. Cały czas jednak, podobnie jak stażysta, jest to osoba, która jest pod nadzorem innych członków zespołu, których doświadczenie jest na wyższym poziomie.

JSG: Omówmy teraz młodszego specjalistę.

MD: Jest to kolejny szczebel naszej siatki stanowisk. Jeżeli uznamy, że pracownik wyćwiczył podstawy do takiej perfekcji, że może przejść do delegowania mu kolejnych zadań księgowych.

To już jest stanowisko, na których ścieżka może potoczyć się na dwa sposoby. Pierwszą możliwością jest pozostawienie pracownika już tylko na tym stanowisku młodszego specjalisty, wówczas do perfekcji uczy się tylko konkretnego odcinka zagadnień księgowych. Czyli na przykład na stanowisku tego młodszego specjalisty może być osoba, która będzie dedykowana do rozliczania rozrachunków i będzie robiła to u różnego typu klientów. Może to być osoba, która będzie miała przypisany aspekt księgowania wyciągów bankowych i również będzie księgowała to u różnego typu klientów, żeby poznać wszystkie możliwe przypadki i będzie się w tym doskonaliła.

Oczywiście, taki pracownik może też chcieć iść dalej, tutaj mam na myśli nasz drugi model, czyli brak koncentracji na jednym kierunku kształcenia, tylko poznawanie wszelakich aspektów związanych z pracą nad prowadzeniem pełnych ksiąg.

JSG: Kim jest specjalista w OmniFin?

To już jest poziom przed liderem. Rola specjalisty w zespole może być dwojaka. Na tym poziomie już mogą być osoby, które specjalizują się w konkretnej dziedzinie, którą wyznaczymy, czy do której dana osoba ma predyspozycje. Przypuśćmy, możemy mieć specjalistę od podatku dochodowego, specjalistę od VAT, specjalistę w ogóle od wszystkich podatków. Możemy mieć specjalistę od ustawy o rachunkowości. W szerszym zakresie, może to być osoba, która zna się na konkretnej branży, np. budowlanej. To jest ten specjalista pierwszego typu i niektórzy chcą taką drogę wybierać.

A z drugiej strony mamy specjalistów, których celem jest posiadanie na tyle rozległej wiedzy księgowej, żeby móc kompleksowo zająć się danym klientem i to też klientem każdego typu, każdej branży. Drugi typ tego specjalisty to jest osoba, której zależy na tym, żeby potrafić pełnić taką funkcję głównego księgowego dla danego klienta.

Specjalista to stanowisko, na którym pracownik jest już w naszej strukturze o wiele dłużej. Jeżeli pracownik nie ma aspiracji czy predyspozycji, żeby kierować jakąś częścią zespołu księgowego, to zostaje na tym poziomie specjalisty i tylko tutaj poszerza swój zakres wiedzy oraz warsztat pracy. Przede wszystkim ważna jest tu samodzielność w myśleniu oraz dobra organizacja pracy.

JSG: Przejdźmy teraz do dwóch kierowniczych stanowisk i zacznijmy od zadań lidera.

MD: Lider jest to już osoba, która przeszła te wszystkie wcześniejsze stanowiska, czyli jest już zarówno specjalistą w jednej lub kilku konkretnych dziedzinach księgowych, oraz jej umiejętności miękkie pozwalają jej zarządzać zespołem. To jest osoba, która odpowiada za pracę danej grupy księgowych, czyli organizuje pracę mniejszej grupy księgowych, dba o to, żeby wszystkie zadania wszystkich klientów przypisanych do danej grupy zostały wykonane prawidłowo, z należytą starannością oraz według harmonogramu.
W sytuacjach awaryjnych lider podejmuje decyzję, jakie czynności dana księgowa ma wykonywać, żebyśmy wszystko wykonali na czas i żeby też wszystkie zadania były wykonane w odpowiedniej jakości.

Taka osoba ma również swoje zadania typowo księgowe, ale już na tych wyższych szczeblach. Przygotowuje na przykład sprawozdania finansowe, czy też dokonuje kontroli czynności wykonanych przez swoich pracowników.

JSG: Warto jeszcze raz zaznaczyć, że te osoby wywodzą się ze specjalisty, czyli mają niesamowitą wiedzę ekspercką, którą wspierają cały zespół, czy też bezpośrednio klientów.

MD: Tak, dokładnie. Liderem może zostać tylko osoba, która w pewien sposób wyróżniała się na tle zespołu a po pewnym czasie równocześnie podjęła wyzwanie zarządzania częścią zespołu. Ta rola jest już bardzo wymagająca, ale również dająca wiele satysfakcji z możliwego kształtowania relacji ze współpracownikami i klientami.

JSG: Został nam kierownik. Kim jest i jakie są zadania tego stanowiska?

MD: Kierownik jest to już osoba o rozległej wiedzy merytorycznej i odpowiednim doświadczeniu. Jest to osoba, która możemy uznać, że przerobiła większość możliwych przypadków. Kierownik powinien wykazywać się chęcią wspomagania swoich pracowników na każdym etapie pracy. Jest to osoba, która musi szybko szukać najlepszych w danym momencie rozwiązań, aby zarówno spełnić oczekiwania klienta jak i podejmować działania w stronę wyznaczonych przez firmę celów.

Trzeba mieć również rozbudowane umiejętności miękkie, żeby sprawnie budować komunikację w zespole, tak, by nie było niejasności, konfliktów, by zrozumieć potrzeby innych i łatwiej zbudować relacje. Im zespół jest większy, tym większa jest mieszanka różnych typów osobowości, z różnymi celami, aspiracjami, więc jest to kluczowa rola, żeby umiejętnie łączyć wszystkie typy osobowości w zespole, wyciągnąć na światło dzienne ich najlepsze cechy mogące pomóc w realizacji celów pracownika i naszej organizacji.

JSG: Ponieważ Ty również jako wybitna specjalistka wykorzystujesz swoją wiedzę i doświadczenie w spieraniu tych najbardziej zaawansowanych zadań, chciałabym przybliżyć naszym czytelnikom Twój zakres czynności. Czym się zajmujesz na co dzień?

MD: To zależy, czy mamy mówić o tym, co robię tylko w zakresie obsługi klientów, czy przedstawić się bardziej od strony codziennej pracy?

JSG: Zdecydowanie bardziej kompleksowo. Na czym polegają Twoje zadania, ponieważ nie tylko wspierasz klientów merytorycznie, ale jako przedsiębiorczyni, zajmujesz się całością, czy też pewnymi aspektami działania swojej firmy?

MD: Moja rola zmieniała się wraz z rozwojem naszej firmy. Obecnie wygląda ona zupełnie inaczej niż na początku działania.
Na początku zarówno mój kontakt z poszczególnymi członkami zespołu, jak i ze wszystkimi naszymi klientami był możliwy każdego dnia o każdej porze i praktycznie w każdej sprawie.

W miarę rozrastania się naszego zespołu jest już to niemożliwe, bowiem zarządzając już ponad 22 osobami oraz równocześnie będąc przedsiębiorcą oraz współwłaścicielem OmniFin, firmy finansowo – księgowej, która posiada szeroki portfel klientów z różnych branż, wymaga to już ode mnie jednoczesnego przekierowania mojej uwagi w stronę kluczowych tematów naszej firmy jak i najważniejszych tematów naszych klientów.

Moja uwaga jest przekierowana na aspekty, które z jednej strony przynoszą najwięcej dobra dla klienta, a z drugiej strony przynoszą najwięcej dobra dla naszej organizacji. Od strony merytorycznej analizuję najtrudniejsze aspekty księgowe. Często zajmuję się też dodatkowymi zleceniami, które wymagają już wiedzy eksperckiej, na przykład wykonuję nadzór merytoryczny, czy wspieram inne działy księgowe w zakresie zadań zewnętrznego głównego księgowego. Przygotowuję te najbardziej rozbudowane i badane przez biegłych rewidentów sprawozdania finansowe.

Do tego częściowo dochodzi szukanie rozwiązań w zakresie zwiększania produktywności naszego zespołu, szukanie innowacyjnych rozwiązań i przede wszystkim dostosowywanie pracy naszego zespołu do oczekiwań rynku.
Bardzo ważna jest tu współpraca z innymi, czyli dbanie o to, żeby utrzymywać na odpowiednim poziomie i rozwijać relacje z naszymi klientami. Szacunek do klienta i partnera, pokora oraz pracowitość i systematyczność pomaga budować zaufanie między naszą firmą a naszymi klientami.

Potrzebne jest też odpowiednie badanie o naszą rentowność. Do moich zadań należy też kontrola nad tym, żeby firma wypracowywała środki do dalszego rozwoju, przy jednoczesnym zabezpieczeniu bieżących potrzeb.

O TERMINACH

JSG: Porozmawiajmy o terminach. Jakie są najważniejsze terminy w pracy księgowej/księgowego?

MD: Oczywiście terminowość jest kluczowym aspektem w naszej branży, ale nie powiedziałabym, że termin to clue. Księgowy, który rozumie potrzeby klientów i wymogi wynikające z aspektów prawnych potrafi już się poruszać w tych terminach tak jakby robił taki sobie właśnie slalom. I naprawdę każdy miesiąc jest u nas inny, usłany nie różami, tylko terminami. Powinniśmy traktować to jako coś naturalnego i dostosowywać swoją pracę w taki sposób, żeby każdy termin mógł być dochowany. I uważam, że jest to możliwe, jeżeli odpowiednio organizujemy naszą pracę w zespole.

JSG: Ważne jest tutaj, żeby zaznaczyć, że mamy nie tylko terminy ustawowe a również terminy, które zależą od potrzeb klienta.

MD: Tak, bardzo dużo mamy terminów, które są dopasowane do potrzeb klienta. Naszym zadaniem jest ułożyć sobie tak pracę, żeby wszystkie terminy nanieść na swój grafik i odpowiednio wykonywać zadania, aby termin był spełniony, żeby dany deadline był dotrzymany. Wydaje mi się, że jest to coś tak naturalnego w naszej pracy, że już nawet nie powinniśmy sobie tego powtarzać i przypominać.

O DZIAŁANIACH W TLE I NASZEJ OFERCIE

JSG: Często w trakcie obsługi klienta współpracujemy z różnymi instytucjami, firmami zewnętrznymi. Zdarza się, że klient może nawet o tym kontakcie nie wiedzieć, bo to się dzieje automatycznie. Mówię tutaj o prawnikach, audytorach, biegłych rewidentach, urzędach skarbowych, urzędach pracy i innych instytucjach. Z jakimi instytucjami mamy najczęściej kontakt i w jakich okolicznościach?

MD: W pracy księgowego, obsługując podmioty zewnętrzne, bardzo często reprezentujemy interes naszego klienta przed różnymi urzędami i instytucjami. Bardzo często dla klientów jest ważne to, że mogą delegować do nas wszystkie swoje zadania niekoniecznie związane stricte z tymi księgowymi aspektami. Dotyczą one bardziej wsparcia ich w zakresie obsługi zewnętrznego dyrektora finansowego.
Dla klienta kluczowym jest fakt ,iż przerzuci obowiązki na wiarygodną firmę, która jest w stanie zapewnić bezpieczeństwo i uchronić przed uchybieniem lub karą.

Jeżeli klient nam deleguje właśnie potrzebę przeprowadzenia u niego audytu, to oczekuje, iż kompleksowo zajmiemy się tematem bez zbytniego angażowania go w wykonanie danego zadania. Bardzo często, jeżeli odbywają się audyty, to już tylko nasz zespół pracuje nad wszystkim, co potrzebuje dany audytor. Tak jest zarówno przy obligatoryjnym badaniu sprawozdań finansowych, jak i przy wykonywaniu różnych audytów na jakieś inne potrzeby, chociażby przekształceń, czy na potrzeby instytucji, która ma finansować biznes naszego klienta.

Kolejna nasza rola to kontakt z urzędami skarbowymi. Dawniej taki kontakt wyglądał całkiem inaczej, kontrole odbywały się w siedzibie jednostek i wtedy dany przedsiębiorca wiedział, że urząd skarbowy go kontroluje, że przychodzi, skanuje dokumenty i wykonuje szereg rozmów i dodatkowych czynności w tle. Teraz takie kontrole są wykonywane zdalnie, zatem gdy nasz klient jest kontrolowany, czy to w zakresie podatku dochodowego, czy podatku od towaru i usług, odbywa się to całkowicie poza nim. On bardzo często o tym nie wie, bowiem my przejmujemy rolę wykonawcy tego zadania. I wielu klientów nam za to dziękuje mówiąc, że to bardzo pomaga im prowadzić ich biznesy, ponieważ mogą skupiać swoją uwagę na rozwijaniu swojego biznesu, delegując tą część bezpośrednio właśnie nam.

JSG: Klienci bardzo często wręcz nie wiedzą, że mają ileś obowiązków sprawozdawczych tj. w głównym urzędzie statystycznym, w NBP. My te obowiązki rozpoznajemy i wspomagamy w ich wykonaniu.

MD: Na pewnym poziomie rozwoju danej firmy wskazujemy klientowi też wszystkie wymogi wynikające z innych aktów prawnych niż te, które są im znane. Staramy się w większości sytuacji tą pracę za nich przejąć. Dedykujemy im różnego rodzaju dodatkowe usługi, które mogą też usprawniać ich pracę. Takie usługi, które w naszym rozumieniu mogą pomóc w prowadzeniu ich biznesu, albo takie usługi, które jeżeli klienci z nich skorzystają, mogą wygospodarować czas w zespole klienta na wykonywanie czegoś innego.

Bardzo często klient potrzebuje, żeby wykonywać za niego przelewy. Usługa cash flow pomaga przekierować codzienne obowiązki związane z wykonywaniem przelewów na zewnątrz, co pozwala na redukcję kosztów zatrudnienia dodatkowych pracowników i daje komfort wykonania tej usługi w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Im większy podmiot, tym więcej trzeba wprowadzać usprawnień.

JSG: Właśnie uprzedziłaś moje pytanie. Jakie dodatkowe usługi poza codzienną obsługą księgową świadczymy w OmniFin? Między innymi robienie przelewów?

MD: Dokładnie. Między innymi robienie przelewów oraz harmonogramów cash flow. Przygotowujemy różnego typu raporty zarządcze dedykowane dla klienta, opracowujemy procedury dla klienta oraz badamy kluczowe parametry i wskaźniki ich biznesów.
Uważam, że w obecnych czasach istnieje duże zapotrzebowanie na usługę związaną z nadzorem zewnętrznych działów księgowych. Jeśli dany przedsiębiorca ma swój wewnętrzny dział księgowy to bardzo często staje przed problemem prawidłowego poprowadzenia tego działu, wsparcia księgowych zarówno merytorycznie jak i w zakresie wykonania kluczowych zadań. I tutaj wkraczamy my.

Firma zewnętrzna często jest w stanie zapewnić większą ilość fachowej wiedzy, bo ma ekspertów w różnych dziedzinach. Nasz nadzór księgowy pozwala zabezpieczyć merytorycznie większy zakres tematyki w miarę wzrostu i skomplikowania biznesu. Taki zewnętrzny główny księgowy wspiera działy księgowe.

Świadczymy również usługę zewnętrznego dyrektora finansowego, który z kolei bardziej wspiera zarząd. Analizuje on dane finansowe. W ślad za tą usługą też jest przygotowywanie różnego typu dedykowanych raportów dla zarządu, tłumaczenie różnych wskaźników, wsparcie przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.

JSG: Ponieważ wspomniałaś o wiedzy eksperckiej, chciałabym, żebyś rozwinęła temat zleceń dotyczących nauki w istniejących w danych firmach działach księgowych. Takie usługi również świadczymy.

MD: Tak, my lubimy wszelakie wyzwania, praktycznie staramy się odpowiadać na większość potrzeb naszych klientów. Wykonujemy zlecenia szyte na miarę dla konkretnego klienta. Do każdego klienta należy podejść indywidualnie, wsłuchując się w jego potrzeby i oczekiwania bowiem tylko wtedy możemy zaoferować najlepsze rozwiązanie.

Bardzo często jesteśmy wynajmowani przez klienta jako wsparcie dla wewnętrznej głównej księgowej w aspektach, z którymi jeszcze nie miała do czynienia w praktyce i tutaj potrzebuje naszego zespołu, aby poczuć się w danym temacie pewniej. Może to dotyczyć przygotowywania jakiegoś skomplikowanego, usłanego wieloma wycenami sprawozdania, czy kalkulacji podatku dochodowego, wsparcia przy przeprowadzeniu przekształcenia podmiotu itp.

Zdarza nam się też wsparcie przez pierwszy okres pracy z danym tematem, jeśli jego nauka może zająć wiele miesięcy.
Otrzymujemy też przykładowo zlecenia przygotowania sprawozdania finansowego, kiedy zespół, który jest u klienta jeszcze nie jest w stanie go wykonać. Przygotowujemy politykę rachunkowości dla danej firmy. Budujemy procedury dla działów księgowości, kiedy zespół wymaga objęcia go jakimiś ramami działania.

Nasz zakres zadań jest bardzo szeroki i rozszerzamy go nieustannie analizując rynek i oczekiwania klientów.

O NAUCE I WYZWANIACH

JSG: Porozmawiajmy jeszcze chwilę o wiedzy eksperckiej. W OmniFin dbamy o dostęp do tej aktualnej wiedzy i do odpowiednich szkoleń. Powiedz, jak wygląda u nas kwestia aktualizowania wiedzy? Co sprawia, że jesteśmy cały czas na bieżąco i jesteśmy w stanie wykonywać wszystkie zadania z sukcesem?

MD: Tak jak powiedziałam na wstępie, osoba pełniąca teraz rolę księgowego musi być osobą ambitną. Aby móc wykonywać ten zawód skutecznie i przede wszystkim bezpiecznie dla klienta, trzeba mieć naprawdę ogrom wiedzy, pokorę i poczucie odpowiedzialności. My staramy się na bieżąco szkolić nasz zespół i to nie tylko z aktualnych zmian, które występują, ale rozwijać ich potencjał każdego dnia. Mamy ku temu wiele narzędzi. Liderzy i Kierownik na bieżąco rozpatrują różne aspekty księgowe i dzielą się tym z zespołem. Nieraz przeprowadzamy szkolenia dedykowane tylko pod danego specjalistę albo szkolenia dla całego zespołu związane z daną tematyką.
Kierujemy naszych pracowników też na szkolenia zewnętrzne. Mamy dostęp do kilku platform szkoleniowych, na których wybieramy szkolenia, dedykowane konkretnej tematyce. Nasz zespół ma zatem dodatkowo łatwy dostęp do materiałów szkoleniowych wykorzystując je w zakresie samokształcenia.

Ważną umiejętnością jest swobodne poruszanie się po przepisach, zatem ciągłe dokształcanie kadry to podstawa dobrej obsługi. Dzisiejszemu przedsiębiorcy zależy na tym, żeby wszystko zrobić dobrze i szybko.

JSG: Mamy cały czas dostęp do aktualnej wiedzy, natomiast podkreślić należy właśnie to, że ten nasz modelowy księgowy jest osobą ambitną, która również we własnym zakresie bardzo dużo się kształci i my zapewniamy taką możliwość.

MD: Tak, bardzo często już na etapie specjalisty pojawiają się różne tematy wymagające szkoleń i szukania rozwiązań.
Uważam, że naszym dużym plusem jest to, że nie uciekamy od żadnych trudnych tematów, nie boimy się nowych trudnych przypadków. Obsługujemy branże już te rozpoznane, jak i takie, które nie są jeszcze rozpoznane księgowo bowiem dopiero się rozwijają i praktyka w tym zakresie jest dopiero w powijakach lub na chwilę obecną jest bardzo mało materiałów, gdzie można tę wiedzę szybko nabyć. Nas nie przerażają tematy trudne. Wręcz uważam, że lubimy tematy trudne. Każdy klient ma prawo przyjść do nas z jakimś pomysłem, a my będziemy szukali mu pod to rozwiązania i odzwierciedlenia w praktyce.

O CIK, KIBR I ŚRODOWISKU KSIĘGOWYM

JSG: W OmniFin należymy też do różnych instytucji, na przykład CIK (https://www.cik.org.pl/biuro/tla-omnifin-sp-z-o-o-14144) czy też KIBR (https://www.kibr.pl/czlonkowie-izby/lista-czlonkow/ ). Dlaczego my do nich należymy?

MD: Uważam, że będąc w danej branży dobrze jest wymieniać się doświadczeniami, wiedzą, czy inspirować się sukcesami lepszych od nas. Warto podążać za najlepszymi, za liderami w branży.

Od konkurencji możemy się tylko uczyć. Zauważamy nasze błędy lub niedociągnięcia, w ślad za tym oceniamy je i możemy zadziałać inaczej. Dzięki współpracy branżowej możemy się rozwijać, dokonywać w swojej organizacji konkretnych zmian, żeby też rozwijać swój biznes w pożądanym przez rynek kierunku.

O SPÓJNOŚCI

JSG: Mam dla Ciebie mają niespodziankę. Zadałam naszym pracownikom działu księgowość i podatki pytanie, co według nich jest najważniejsze w pracy księgowej/ księgowego? Pozwól, że przeczytam Ci te wypowiedzi. Wszystkie, ponieważ mimo podobnych stwierdzeń, zostały one różnie sformułowane:
• wiedza, umiejętność szukania informacji, umiejętności analityczne, empatia,
• komunikacja, podzielność uwagi, szybkość, wiedza,
• wiedza, umiejętność poszerzania swoich kompetencji, dobra organizacja pracy i cierpliwość, i wyrozumiałość w stosunku do podległych pracowników,
• dokładność, skrupulatność, ciągły rozwój i doczytywanie nowych przepisów, empatia i cierpliwość,
• chęć nauki i zainteresowanie tym, co się robi – trzeba być na bieżąco z przepisami, śledzić najnowsze informacje, rozczytywać różne przypadki pod kątem rachunkowym i podatkowym,
• otwarty umysł – umiejętność spojrzenia na różne kwestie pod różnym kątem, dostrzeżenie innych perspektyw na ten sam temat,
• dokładność i samodyscyplina oraz terminowość.

I jedna odpowiedź, która została sformułowana w szczególnie piękny sposób. Pozwól jeszcze, że przytoczę wypowiedź naszej Specjalistki, Pauliny Wicher:

W pracy księgowej istotna jest wewnętrzna motywacja do ciągłej nauki. Tu nie ma nudy. Przepisy się zmieniają i my wraz z nimi musimy odpowiednio kształtować naszą pracę. Potrzebny jest też otwarty umysł, który pozwoli wyłapać specyficzne przypadki i właściwie ja rozpracować. Ważne jest również, aby być z klientem w dobrej, otwartej relacji. Nie ma tu miejsca na oceny, za to istotne jest wsparcie, zrozumienie i komunikacja, abyśmy wiedzieli, że zmierzamy w tym samym kierunku.

A z przyziemnych stricte księgowych kwestii, istotne jest rozumienie ciągu przyczynowo – skutkowego, świadomość, jaki wpływ ma każda operacja na końcowy wynik oraz o czym ten wynik świadczy.

Co sądzisz o tym wszystkim, co przeczytałam?

MD: Nasi pracownicy podali dużo aspektów związanych z wiedzą merytoryczną i oczywiście jak najbardziej mają rację.
Dodatkowo bardzo ważny jest taki sposób myślenia, że księgując dostrzega się w tle wszystkie zależności i powiązania, świadomość na co wpływa dany sposób zaksięgowania danej operacji gospodarczej oraz sposobu odzwierciedlenia w różnych sprawozdaniach. Po części określiła to Paulina, to rozumienie ciągu przyczynowo – skutkowego.

Uważam, że jeśli jesteśmy dobrzy w danej dziedzinie, jeśli wiemy, że za tym stoi wiedza i doświadczenie to nie damy się postawić w kącie.
Chcę też podkreślić, jak ważna jest właśnie komunikacja z klientem oraz komunikacja w zespole.

JSG: Czy chciałabyś coś dodać na koniec naszej rozmowy?

MD: W mojej pracy księgowej przeszłam przez różne etapy procesu zmian oczekiwań klientów i teraz z czystym sumieniem mogę powiedzieć, że mamy obecnie trudniej, ale też jest to bardziej ciekawe i twórcze.

Możemy być bardziej kreatywni, możemy też uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, a nie tylko odtwarzać co miesiąc te same operacje. Zdecydowanie mamy teraz większe pole do popisu, możemy wyjść z ukrycia.

Księgowy już nie jest teraz osobą, która siedzi gdzieś tam za tym biurkiem i jest obłożony jakimiś segregatorami pełnymi dokumentów, tylko to już jest osoba, która naprawdę stoi jakby za plecami swojego klienta i mu bardziej doradza.

Księgowy pełni o wiele większą rolę niż dawniej i to jest wspaniałe i bardzo mnie cieszy, że my jako OmniFin możemy wspomagać naszych klientów najlepiej jak tylko potrafimy w wielu dziedzinach m.in. gospodarczych, księgowych, podatkowych, biurowych.

Jadwiga Skowrońska – Graczyk
Kierownik – Księgowość i Podatki