Każdy prowadzi w swoim życiu jakiś obieg dokumentów. Prywatnie, ponieważ podpisujemy umowy, płacimy faktury, gromadzimy ważne dokumenty, prowadzimy korespondencję z urzędami. Prowadząc firmę, również mamy do czynienia z umowami, zleceniami, otrzymujemy korespondencję, faktury, wyciągi bankowe. Kiedy myślimy więc o obiegu dokumentów w naszym życiu, to pamiętamy o każdej potencjalnie ważnej dla nas papierowej czy elektronicznej treści, z którą coś musimy zrobić, przechowywać, zabezpieczyć, czy zniszczyć.

W dalszej części artykułu skupimy się głównie na biznesowym aspekcie organizowania obiegu dokumentów, jednak wiele z prezentowanej treści można z sukcesem zastosować również w życiu prywatnym.

Kiedy obieg dokumentów w naszym życiu zaczyna nas przytłaczać?
W dużej części przypadków, kiedy zaczynamy prowadzić biznes sami, organizujemy większość rzeczy wokół siebie. Samodzielnie zbieramy dokumenty, wpinamy w segregatory, tworzymy katalogi na komputerze. Sami opisujemy dokumenty, sami je opłacamy. Wszystko organizujemy niejako intuicyjnie, trochę stosując zasady, którymi kierujemy się również w życiu prywatnym.
Jednak wraz z rozwojem naszego biznesu zaczynamy zauważać pewne symptomy, które na początku nieśmiało, później coraz głośniej dają nam znać o tym, że musimy pochylić się nad organizacją naszego obiegu dokumentów:

Szukanie dokumentów
Po dokumenty powinniśmy mieć możliwość sięgnąć wtedy, gdy są nam potrzebne i przede wszystkim, nie powinno to zabierać więcej naszego czasu niż to konieczne. Każdy z nas zna sytuację, kiedy potrafi tracić czas liczony nawet w godzinach, bo nie może znaleźć ważnej umowy, której warunki musi skontrolować natychmiast, albo faktury, o której zapłatę pyta dostawca, a my sprawdzamy, czy w ogóle ją dostaliśmy.

Inne symptomy „szukania dokumentów” :
– Kiedy coraz częściej nasza księgowość pyta nas o brakujące do zapłat dokumenty.
– Kiedy zapominamy o ściąganiu elektronicznych faktur z rozrastającej nam się liczby portali (woda, prąd, gaz, leasing itd.)
– Kiedy przestajemy mieć czas na przejrzenie ogromnego stosu dokumentów czekających na naszą uwagę, bo skupiamy się na tym, na czym powinniśmy, a więc na prowadzeniu biznesu.
– Kiedy faktury za paliwo szybko wrzucamy do portfela lub zostawiamy w samochodzie i nie mamy już czasu ich wyjąć.
– Kiedy płacimy zaliczki, a nigdy nie otrzymujemy do nich faktur i jednocześnie zaczyna nam brakować czasu na monitorowanie naszych dostawców.

Słynne już „zajmuję się papierami zamiast swoim biznesem”
Każdy z nas zna sytuację, w której liczba maili stale rośnie i czasami wręcz zaczynamy dostawać komunikaty o przepełnieniu poczty. Podskórnie czujemy, że stajemy się zbyt przytłoczeni nadmiarem wiadomości.

Inne symptomy powyższego:
– Kiedy rośnie ilość nieprzejrzanych dokumentów, ponieważ z oczywistych względów codzienna praca nad naszym biznesem jest ważniejsza
– Kiedy nie płacimy na czas, bo nie mamy czasu przejrzeć spływających do nas dokumentów lub pobrać ich z portali
– Kiedy naciskani przez terminy podatkowe rzucamy ważne tematy w naszym biznesie, by zająć się „papierologią”.

Szafy i katalogi pękające w szwach od segregatorów i dokumentów
Zwykle z braku czasu i ze zniechęcenia ogromem dokumentów zastanowienie się nad tym, co możemy już wyrzucić jest ostatnią czynnością, jaką chcemy przeprowadzić. Dlatego wszystko trzymamy i dopiero, kiedy naprawdę nie mamy już wyjścia wyrzucamy czy też niszczymy jakąś część tego co mamy zebrane, ale tylko tą niezbędną do tego, by móc normalnie funkcjonować. Jeśli chodzi natomiast o te treści elektroniczne? Jeśli nie kasujemy, to pojemność dysku zawsze można zwiększyć.

Bezpieczeństwo
Część osób o nim myśli i podejmuje działania w kierunku zabezpieczenia swoich dokumentów. Część osób myśli i martwi się o bezpieczeństwo swoich danych, lecz z braku czasu, pomysłów czy też chęci nic z tym nie robi. Jest też grupa osób, która dopiero, kiedy zetknie się z niebezpieczną sytuacją lub usłyszy w najbliższym otoczeniu o jakimś zdarzeniu zaczyna myśleć i działać w kwestii bezpieczeństwa danych. A tak naprawdę, każdy z nas stosuje wszystkie trzy podejścia w zależności od tego, co jest w naszym poczuciu ważne. Tu konkretnie będziemy poruszać temat dokumentów w sferze biznesowej, jednak w życiu prywatnym potrafimy przyjąć zupełnie inne postawy chociażby w sytuacji dobrania zabezpieczeń przy logowaniu się do banku oraz dobrania hasła do jakiegoś portalu, gdzie jednorazowo coś kupujemy i pytają nas, czy chcemy założyć konto.

Symptomy, które wskazują na potrzebę odpowiedniego zajęcia się bezpieczeństwem naszych dokumentów:
– Nie tworzymy kopii zapasowych ważnych dokumentów i informacji.
– Nie wiemy, kto ma do nich dostęp – przykładowo, czy odchodzący z pracy pracownik miał dostęp do jakiś haseł do naszego dysku z dokumentami?
– Nie znamy terminów, jak długo powinniśmy przechowywać wybrane grupy dokumentów i istnieje ryzyko, że zniszczymy coś, czego nie powinniśmy utylizować.
– Istnieje ryzyko, że możemy naruszyć przepisy dotyczące tak zwanych wrażliwych danych – pracowniczych czy innych, gdzie w grę wchodzą różnego rodzaju przepisy, jak chociażby RODO, bo mamy te dokumenty nieodpowiednio zabezpieczone.

Gdy w grę wchodzi delegowanie
Czasami dopiero po jakimś czasie zaczynamy czuć potrzebę delegowania wybranych czynności, a czasami od razu już jakieś delegowanie organizujemy. Problem przy dokumentach jest, kiedy czujemy dyskomfort przy wybranych czynnościach. Wtedy to znak, że być może obieg dokumentów nie jest dostatecznie bezpiecznie zorganizowany.

Tego typu symptomy to:
– Nie chcemy robić już sami przelewów, lecz jednocześnie chcemy mieć kontrolę nad wszystkim i musimy obejrzeć każdy dokument. Liczba dokumentów rośnie, płacimy po terminach, nie jesteśmy wstanie fizycznie wszystkiego przejrzeć.
– Asystent/ka pilnuje poczty wpływającej, ale nie chcemy, by do wszystkiego miała dostęp, jak np. do niektórych naszych faktur, czy też umów. Wtedy to znowu ląduje u nas na biurku i kolejny raz ilość dokumentów rośnie, a my nie mamy czasu ich powpinać do segregatorów, bo znowu zaczyna nas przytłaczać cała ta „papierologią”.
– Księgowość co chwilę pyta nas o opisy dokumentów, bo tylko my wiemy, co było zakupione i do czego było kupione. Pytanie, czy chcemy być tą jedyną do tego osobą mając pracowników zajmujących się poszczególnymi obszarami w naszej działalności? Co z odpowiednią komunikacją, zatwierdzaniem i opisywaniem zakupów na każdym etapie procesu zakupowego?

Rachunek sumienia
Przytoczone symptomy to jedynie część pomysłów i spostrzeżeń wziętych z praktyki. Każdy z nas musi sobie odpowiedzieć na pytanie, czy to nas dotyczy w całości, czy tylko w jakimś zakresie utrudniającym nam życie. Bez wątpienia coś z tego nas dotyczy. By móc rozpocząć proces organizowania dokumentów „szyty na miarę” musimy zawsze zdiagnozować, co w danym momencie przeszkadza nam najbardziej, bo czasami wystarczy mała zmiana, by poprawić jakość naszej codziennej pracy.

Etapy, czyli co możemy zrobić.
Jeśli zdecydujemy, że całość lub cześć procesu obiegu dokumentów w naszym biznesie chcemy zinwentaryzować a następnie ustrukturyzować, usystematyzować, dobrze jest to robić w sposób uporządkowany.

Proponuję następujące kroki, które mogą być przydatne w pracy z obiegiem dokumentów:
1. Na czym nam zależy – ustalenie priorytetów
Pracę należy zacząć właśnie od przejrzenia tego, co nam przeszkadza w codziennej pracy. Może być tak, że jesteśmy dobrze zorganizowani, lecz przeszkadza nam jakaś jedna czynność, jak np. przymus ściągania faktur z wielu różnych portali lub konieczność opisywania przez nas każdej faktury mimo posiadania odpowiedzialnych za różne działy pracowników. Może być też tak, że chcemy zorganizować całość obiegu dokumentów, od momentu jego wpływu do momentu jego utylizacji. Na tym etapie musimy podjąć decyzję, czy zależy nam tylko na jakimś wycinku czy na całości i co tak naprawdę przeszkadza nam najbardziej.

2. Źródła dokumentów
Kiedy już znamy nasze priorytety, możemy rozpisać najważniejsze elementy procesu obiegu dokumentów. Ustalamy co i skąd do nas spływa. Co dociera do nas wyłącznie pocztą tradycyjną, co jednocześnie pocztą tradycyjną oraz elektronicznie, co ściągamy sami z portali, skąd otrzymujemy ważne oferty i maile, na czyje skrzynki co spływa. Jest to kilka możliwych ścieżek, które jednocześnie wskażą nam już na tym wczesnym etapie możliwe trudności, które trzeba będzie zabezpieczyć na dalszych etapach. Przykładowo, co jeśli jakieś ważne dokumenty przychodzą tylko na maila jednej osoby w firmie, a ona w jakiejś nagłej sytuacji nie może tego dokumentu przesłać dalej i dodatkowo, nikt do jej poczty nie ma dostępu, brakuje przekierowania maili podczas jej nieobecności?

3. Kategorie dokumentów i procesów
Kiedy już rozpisaliśmy źródła wpływu dokumentów, możemy zacząć je grupować. Będzie to mocno zależało od naszych preferencji, od obowiązków oraz od dalszych procesów. Mogą być to ważne umowy, które mamy przy konkretnym dużym projekcie i chcemy, by wszystko pod tej projekt było w jednym miejscu, łatwo dostępne dla zaangażowanych w niego osób i tak pogrupowane, by można było wszystko znaleźć. Mogą być to oferty, które są wstępnie akceptowane, idą do nich przelewy a potem faktura, i chcemy by wszystko było ze sobą spięte nim trafi do zaksięgowania. Bardzo indywidualnie zastanawiamy się w zależności od naszych preferencji i koniecznych dalszych procesów, czy można coś pogrupować i te grupy nazwać.

4. Wymogi
Kiedy już pogrupujemy dokumenty trzeba zastanowić się jeszcze nad obowiązującymi nas wymogami. Również jest to bardzo indywidualne. Branżowo wiemy, jakie przepisy nas obowiązują i jakie dokumenty musimy przechowywać przez jaki czas. Ten krok ma nam ułatwić nie tylko podjęcie decyzji, w jaki sposób przechowywać wrażliwe dane zamykane w ognioodpornych szafach, ale również powiedzieć w łatwy sposób, które dokumenty możemy kiedy zutylizować bez strachu, że zniszczyliśmy coś ważnego.

5. Czynności do zabezpieczenia
Na tym etapie, dzięki poprzednim krokom zaczyna nam się klarować, jakie czynności chcemy, czy też musimy zabezpieczyć przy obiegu dokumentów. Zaczynamy dostrzegać, że w praktyce stosujemy dobre rozwiązania akceptowania wydatków, które warto spisać, by wszyscy wewnątrz firmy je stosowali, a do płatności wystarczy, żeby na którymś z tych etapów pojawił się podpis akceptacji wydatków na fakturze, czy ofercie. Pojawiają nam się już pomysły, jak to ujednolicić, być można stworzyć jakąś wzorcową pieczątkę, która wskaże, kto zgłosił konieczność zakupu, kto go zaakceptował do przelewu, kto potem wszystko opisał do zaksięgowania wg kategorii kosztów, które chcemy widzieć w raporcie zarządczym.

6. Przypisanie odpowiedzialności
Kiedy już znamy grupę czynności do wykonania przy każdej kategorii dokumentów zaczynamy proces przypisania odpowiedzialności. Nie możemy pozostawić nie zaopiekowanych czynności licząc na to, że ktoś to zrobi. Należy również pamiętać, że mamy do czynienia z postępującym po sobie ciągiem czynności, które czasem trzeba zabezpieczyć odpowiednią ilością ludzi wzajemnie zastępujących się podczas nieobecnościach któregoś z nich. Na tym etapie można się również zastanowić nad częściowym lub całkowitym outsourcingiem wybranych procesów, czynności, jak chociażby przelewy, które dla wielu klientów organizujemy my.

7. Przechowywanie
Kiedy już mamy wykonane wszystkie poprzednie kroki niejako naturalnie pojawiają nam się sposoby przechowywania i backupów wybranych partii dokumentów i informacji. Wiemy już też, które dokumenty w jaki sposób powinny być zabezpieczone, kto powinien mieć do nich dostęp. Wiemy już, co tak naprawdę jesteśmy zobligowani przechowywać i co chcemy przechowywać dodatkowo. Tutaj decydujemy, co przechowujemy w chmurze, co na dyskach, co zabezpieczamy podwójnie, na dysku oraz jako wydruk. Wiemy, co musimy mieć dodatkowo skanowane do katalogów firmowych, bo często podróżujący pracownicy muszą mieć do wybranej grupy dokumentów szybki i łatwy dostęp. Na tym etapie również nie zapomnijmy o przypisaniu odpowiedzialności.

8. Archiwizacja i utylizacja
Łączy się w pewnym sensie z przechowywaniem, jednak tutaj chodzi o fakt, że z czasem rzadziej sięgamy po wybrane dokumenty, a jednak chcemy lub jesteśmy zobligowani je nadal przechowywać. Pojemności biurowych szaf również mają swoje granice, więc czasem zachodzi potrzeba przenoszenia dokumentów do mniej podręcznych magazynów. Określamy, jak często zmniejszamy ilość wybranych grup dokumentów, wyznaczamy sobie periodyczne okresy. Przy tym puncie wyznaczamy także jak często jakie typy dokumentów niszczymy. Również nie zapominamy o przypisywaniu odpowiedzialności.

9. Czy potrzebny dokument, jak szkolić i weryfikować stosowanie.
Kiedy poświęcamy czas na tworzenie zasad to naturalnym jest, że chcemy, by były stosowane regularnie i z sukcesem. Szkolimy więc pracowników obecnych i każdorazowo nowych współpracowników z panujących u nas zasad. Ważne też są okresowe kontrole stosowania panujących zasad, by nie stały się w praktyce martwe i by nie wrócić do starych nawyków, które przecież nam przeszkadzały na tyle, że podjęliśmy się stworzenia procedury obiegu dokumentów

10. Cykliczna weryfikacja procesów
Ponieważ warunki prowadzenia biznesu stale się zmieniają, zmieniają się również warunki w procesach obiegu dokumentów. Może mieliśmy umowy podpisywane wyłącznie papierowo, a zaczęły się pojawiać te podpisywane wyłącznie elektronicznie. Może pojawiły się nowe rodzaje i źródła spływu dokumentów. Cykliczna weryfikacja naszych procesów jest niezbędna, byśmy mogli w porę zabezpieczyć się przed powrotem do przeszkadzającego nam braku porządku. Możemy to robić raz na miesiąc, kwartał, rok. Możemy też reagować natychmiast, kiedy tylko pojawi się coś nowego lub to co stosowaliśmy się nie sprawdziło.

Na koniec „znowu ta papierologia”, czyli czy my musimy to robić, pisać jakieś procedury, uczyć pracowników?
Wszystko zależy od tego, jakie mamy potrzeby. Jeśli zmiany wymaga tylko jeden aspekt naszego działania to z powodzeniem możemy wprowadzić jedną zmianę bez zbędnych dokumentów.
Jeśli jednak chcemy przeprowadzić cały proces lub większą jego część, by poukładać ten aspekt działania swojej firmy, zachęcamy do zastanowienia się nad skorzystaniem z naszej pomocy. Mamy ogromne doświadczenie w szybkim spostrzeganiu źródeł problemów w związku z tym, że współpracujemy z wieloma podmiotami i będąc blisko naszych klientów, wiemy, z czym się borykają w codziennej pracy i co im potrafi przeszkadzać. Możemy też jako podmiot zewnętrzny zwrócić uwagę na pewne aspekty, których będąc wewnątrz firmy nie jest łatwo dostrzec.

Jadwiga Skowrońska – Graczyk
Kierownik – Księgowość i Podatki