Do rejestracji zobowiązani są podatnicy VAT czynni, którzy zamierzają dokonać pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy (WDT) lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia (WNT) jak również podatnicy zwolnieni. Rejestracja na potrzeby VAT-UE powinna nastąpić przed dniem dokonania tej transakcji. Rejestracji na potrzeby VAT-UE powinien dokonać zarówno podatnik dokonujący wewnątrzwspólnotowych transakcji, których przedmiotem są towary, jak i podatnik, który świadczy usługi opodatkowane VAT w innych krajach Unii Europejskiej.

Rejestracji na VAT-UE nie podlegają podmioty, gdy dostarczają towary poza Polskę na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (osób prywatnych), ani świadczący usługi dla takich osób.

Czynni podatnicy VAT zobowiązani są do rejestracji na potrzeby VAT-UE przed dokonaniem pierwszej transakcji dotyczącej:

– wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów – czyli zakupu towarów od kontrahentów z krajów unijnych;

– wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – czyli sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta unijnego, który również jest zobowiązany do rejestracji,

– nabycia usług, dla których miejscem ich świadczenia jest kraj nabywcy – i to nabywca zobowiązany jest do rozliczenia podatku VAT,

– świadczenia usług na rzecz kontrahentów z UE, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy (inny niż Polska).

Obowiązek rejestracji na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych dotyczy również podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z uwagi na nieprzekroczenie obrotu 200 000 zł. Jednak obowiązek ten nastąpi dopiero w określonych sytuacjach, tj.:

– wartość transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła w danym roku podatkowym równowartość 50 000 zł,

– nabycie usług od kontrahentów, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy. Wówczas nabywca zobowiązany jest nie tylko do rejestracji na potrzeby VAT-UE, lecz także do rozliczenia podatku VAT z danej transakcji,

– wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy.

Zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni, którzy zarejestrowali się na potrzeby VAT-UE są zobowiązani do składania informacji podsumowującej VAT-UE w trybie miesięcznym. Jej złożenie jest możliwe wyłącznie elektronicznie.

Deklarację VAT-UE w formie elektronicznej należy złożyć w urzędzie do 25. dnia następnego miesiąca po okresie rozliczeniowym (miesiącu), w którym nastąpiła transakcja wewnątrzwspólnotowa.