W przypadku organizacji imprez należy rozgraniczać ich organizację na rzecz pracowników oraz na rzecz kontrahentów (klientów).

Dopuszcza się, co do zasady, odliczanie podatku naliczonego z faktur za organizację wszelkiego rodzaju imprez integracyjnych dla pracowników, w tym spotkań okolicznościowych (np. wigilijnych). Oczywiście dotyczy to sytuacji, gdy działalność pracodawców jest opodatkowana VAT.

Natomiast gdy chodzi o koszt uzyskania przychodu to nie każda kolacja wigilijna (czy inna impreza świąteczna) będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Aby było to możliwe musi istnieć związek między wydatkami na taką imprezę a potencjalnym uzyskaniem przychodu. W tego typu wydatkach – analizując ich podatkowy charakter – należy doszukiwać się możliwości zwiększenia wydajności pracowników, jaka powinna mieć miejsce w wyniku uczestnictwa w imprezie. Trzeba więc wykazać integracyjny oraz motywacyjny charakter spotkania.

Koszt organizacji spotkania wigilijnego dla pracowników będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, gdy podatnik będzie w stanie udowodnić jego motywacyjno-integracyjny charakter. W przypadku zaś gdy wyłącznym (głównym) celem spotkania była konsumpcja, wydatek na organizację wigilii nie będzie stanowił kosztu podatkowego.

W przypadku udziału w spotkaniu osób niebędących pracownikami (osób towarzyszących pracowników) również ta część wydatków związanych ze spotkaniem, która przypada na te osoby, może być uznana za koszt uzyskania przychodu.

Co do zasady spotkania świąteczne z kontrahentami powinny być traktowane jako mające charakter reprezentacyjny, co oznacza ich wyłączenie z kosztów podatkowych. Będzie tak szczególnie w przypadkach gdy spółka poniosła wyłącznie wydatki na poczęstunek dla zaproszonych gości, a w ramach spotkania nie poruszano żadnych kwestii biznesowych. W takiej bowiem sytuacji należy uznać, że spotkanie miało na celu stworzenie dobrego obrazu firmy, czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatek na imprezę świąteczną dla kontrahentów, rzeczywisty cel i przebieg takiej imprezy musi mieć charakter biznesowy. Aspekty biznesowe to np. omówienie zasad współpracy, prezentacja planów spółki, czy też prezentacja nowych produktów. Nie wyklucza to oczywiście włączenia do agendy takich imprez także typowo świątecznych punktów w postaci np. składania życzeń, czy dzielenia się opłatkiem, jednak elementy te winny mieć miejsce niejako przy okazji realizacji właściwego biznesowego celu imprezy.